پژوهشگر محترم ،

فرآیند اعطای دوره ی فرصت مطالعاتی در سال 1383 از سوی وزارت متبوع به دانشگاههای علوم پزشکی سراسر کشور تفویض اختیار شد تا در چارچوب قوانین و آئین نامه های مربوط و سهمیه ی ارزی سالانه ی دانشگاه و نیز تصمیمات کمیته فرصت مطالعاتی دانشگاه ، بر اجرای این فرآیند مدیریت نمایند.اعطای این دوره تنها به اعضای هیئت علمی تمام وقت با مرتبه ی استادیار به بالا ( با وضعیت استخدامی رسمی و یا پیمانی ) در هر نوبت حداقل 3 ماه و حداکثر 12 ماه امکان پذیر می باشد.

*توضیح 1 : در هر سال حداکثر 10% اعضای هیئت علمی دانشگاه می توانند از این دوره استفاده نمایند.

*توضیح 2 : استفاده از دوره به ازای حداقل 4 سال خدمت مداوم تمام وقت جهت هر نوبت خواهد بود.

برای آشنایی بیشتر آن دسته از اعضای هیئت علمی واجد شرایط و علاقمند، فرآیند استفاده از این دوره به شرح ذیل و بطور اختصار تقدیم می گردد :

مراحل قبل از اعزام :

1)  اخذ پذیرش و تکمیل فرم

2) طرح درخواست متقاضی در شورای گروه : متقاضی بایستی با توجه به نیازها و اولویتهای اعلام شده از سوی دانشکده ، تقاضای خود را تنظیم و به انضمام پذیرش اخذ شده ، خلاصه ی طرح و آخرین حکم کارگزینی جهت بررسی و اعلام نظر به شورای گروه ارائه دهد.

3) تایید رئیس دانشکده : موافقت گروه بایستی به تایید رئیس دانشکده رسیده و سپس به همراه مدارک ذکر شده به معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه  ارائه گردد.

4) بررسی مدارک در واحد روابط بین الملل: در این واحد مدارک مورد بررسی و کارشناسی قرار گرفته و سپس جهت طرح در کمیته ی فرصت مطالعاتی آماده می گردد.

5) طرح در کمیته ی فرصت مطالعاتی: تقاضای فرد پس از بررسی و تبادل نظر برحسب اولویت، نیازهای اعلام شده و سهمیه ی ارزی دانشگاه مورد تصمیم گیری نهایی قرار می گیرد .

 6) معرفی فرد به مرکز امور هیات علمی وزارت موضوع جهت هماهنگی با اداره ی کل همکاریهای بین الملل و اخذ مجوز هیات 5 نفره ی نظارت بر سفرهای علمی
7) اعلام نظر وزارت به دانشگاه

* در صورت موافقت وزارت ، مراحل ذیل اجرا خواهد شد :

1) اخذ سند تعهد محضری ازمتقاضی : پس از اعلام موافقت وزارت متبوع ، متقاضی طی نامه ای جهت سپردن تعهدات قانونی (به میزان سه برابر زمان استفاده از دوره ) به دفتر حقوقی دانشگاه معرفی می شود.

2) معرفی به دفتر هواپیمایی : به منظور برخورداری از تخفیف ویژه ی اعضای هیئت علمی ، در صورت نیاز ، معرفی نامه ای توسط واحد روابط بین الملل تهیه و به فرد ارائه می گردد.
*توضیح :برای متقاضی و خانواده ی وی (حداکثر5 نفر)یک بار در طول دوره هزینه بلیط رفت و برگشت قابل پرداخت است.
3) صدور حکم ماموریت آموزشی : در این خصوص درخواست متقاضی منضم به نامه ی رئیس دانشکده در شورای آموزشی دانشگاه مطرح و مورد تصمیم گیری قرار خواهد گرفت .
4) صدور ابلاغیه ی مقرری ارزی: با توجه به جدول کمک هزینه های ارزی مندرج در آیین نامه مربوطه ، به تفکیک کشورها ، جهت هزینه های زندگی فرد و خانواده ی وی از طریق واحد روابط بین الملل مقرری ارزی تعیین و درابتدا برای مدت سه ماه حکم زده می شود.

*توضیح1 : الف) برای خود متقاضی کل مبلغ
                 ب) بابت همسر 60%
                  ج) بابت هریک از فرزندان ( حداکثر 2 فرزند ) 30%
*توضیح2 : میزان یارانه ی ارزی به ازای هر دلار،5950 ریال می باشد.

5) معرفی وکیل تام الاختیار: متقاضی قبل ازعزیمت بایستی نسبت به معرفی وکیل خود به واحد روابط بین الملل اقدام نموده تا در صورت نیاز به تمدید دوره ، امور ارزی وی را انجام دهد.
*توضیح : انتخاب و معرفی وکیل باید از طریق دفترخانه های رسمی صورت گیرد .

 اعزام

1) اعلام شروع به کار با تایید سوپروایزر
2) ارسال گزارش سه ماهه ی اول : عضو هیئت علمی بایستی گزارش سه ماهه ی اول فعالیت خود را در اسرع وقت ( با تایید سوپروایزر) به معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ارسال نماید.
3) درخواست تمدید دوره: چنانچه عضو هیئت علمی درخواست تمدید دوره را دارد ، میبایست توسط سوپروایزر خود نسبت به ارسال تقاضای extension قبل از اتمام سه ماهه ی اول ، اقدام نماید . درخواست تمدید در کمیته فرصت مطالعاتی دانشگاه ، بررسی و در صورت تصویب حکم سه ماهه ی دوم زده می شود و مراتب به وکیل فرد ابلاغ می گردد.
4) دریافت ارز: در این مرحله وکیل ، نسبت به پیگیری و انجام امور ارزی اقدام می نماید.
5) ارسال گزارش سه ماهه ی دوم با تایید سوپروایزر

 بازگشت به کشور در زمان مقرر

1) شروع به کار

2) ملاقات حضوری با معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه

3) ارائه ی بازخورد سفر به یکی از طرق ذیل :

الف) برگزاری یک کنفرانس

ب) تشکیل یک جلسه ی آموزشی

ج) تهیه ی CD آموزشی
2) ارائه ی مدارک و مستندات لازم به واحد روابط بین الملل جهت پرداخت مابقی کمک هزینه ی سفر
15- ارائه ی گزارش کامل سفر علمی حداکثر 1 ماه پس از مراجعت به کشور، جهت ارسال به وزارت متبوع ، دانشکده و گروه مربوطه

نام و نام خانوادگی مدیر گروه:                               امضاء:                        تاریخ:

1)      عنوان همایش :

2)      هدف از برگزاری همایش :

3)      خلاصه ای از موضوع همایش :

4)      آیا قبلا این کنگره یا مشابه آن برگزار شده است؟اگر برگزار شده این برنامه چه برتری نسبت به برنامه ی قبلی دارد؟

5)      رئیس همایش :

6)      دبیر همایش :

7)      زمان پیشنهادی برگزاری همایش :

8)      محل پیشنهادی برگزاری همایش :

9)      نوع همایش ( استانی،منطقه ای،کشوری ) :

10)  تعداد تقریبی سخنرانان همایش :

11)  تعداد تقریبی شرکت کنندگان در همایش :

12)  برنامه برای مشمولین چه رشته هایی تدوین شده است ؟ (به ترتیب اولویت)

13)  هزینه های تقریبی که انجام خواهد شد :

14)  بودجه های پیش بینی شده ی همایش :

15)  اعضای کمیته ی علمی و گروه برگزارکننده ی برنامه که با آنان قبلا هماهنگی به عمل آمده است:

16)  شماره تلفن دبیر همایش جهت تماس فوری :

امضای دبیر همایش :

امور چاپ  :

رزرو سالن  :

پذیرایی :

امور مربوط به تبلیغات  :

غرفه های نمایشگاهی :

هدایا :

1)  عنوان :

2)    رئیس همایش :

3)    دبیر همایش :

4)     زمان برگزاری همایش :

5)    محل برگزاری همایش :

6)     هدف از برگزاری همایش :

7)     شماره و تاریخ مجوز صادر شده ی بازآموزی :

8)     تعداد مقالات  ارائه شده :

9)      تعداد پوسترهای ارائه شده :

10)    تعداد شرکت کنندگان :

11)    تعداد سمپوزیوم های برگزار شده ( با ذکر عناوین ) :

12)   تعداد کارگاههای آموزشی برگزار شده ( با ذکر عناوین ) :

13)  تعداد میهمانان شرکت کننده :

14)   اسامی مدعوین برجسته :

15)  درآمد حاصله از حق ثبت نام :

16)   درآمد حاصله از نمایشگاههای جانبی :

17)  نحوه ی پرداخت حق الزحمه ها :

18)  محل واریز حق ثبت نام شرکت کنندگان در همایش :

19)   محل واریز درآمدهای متفرقه :

                                   امضاء دبیر همایش